Il fenomeno dello Smart Working quale leva di trasformazione organizzativa e culturale ci ha interessati fin dagli albori e con l’avvento della digital transformation ci siamo domandati come realizzarlo nella nostra realtà.


SMART WORKING IN EUROP ASSISTANCE –
La realtà di Europ Assistance in Italia è composta dal 40% delle risorse impiegate nelle nostre Centrali di Assistenza ubicate a Milano e Cosenza, operative 365 giorni all’anno, h 24. Una complessità fatta di turnistiche, fasce orarie da coprire, competenze differenti da integrare, livello di servizio da garantire, clienti in situazioni critiche da gestire e l’abitudine al teamworking da considerare.
Lo Smart Working è percepito come un beneficio, soprattutto dal dipendente, per cui la nostra necessità era di superare le problematiche operative garantendo l’accessibilità a tutti coloro che volessero aderire all’iniziativa, indipendentemente dall’appartenenza ad aree di staff o di operations.


THESQUARE –
Siamo partiti nel luglio del 2016 con un ristretto  gruppo di Pioneers composto da operatori motivati a lavorare a stretto contatto con HR e IT per testare la fattibilità del modello prescelto: BYOD (Bring Your Own Device), che prevedere l’utilizzo di devices personali.
Abbiamo creato un ambiente dedicato allo Smart Working all’interno di Thesquare, la nostra social enterprise, dove le persone potessero scaricare il kit completo di applicativi dedicati allo smartworker, da installare sul proprio pc.
Nello stesso ambiente virtuale tutti hanno a disposizione i requisiti per l’adesione, il modulo di iscrizione al progetto e le survey di gradimento dell’esperienza.


FORUM DI DISCUSSIONE –
Abbiamo completato lo spazio dedicato allo smartworker con un Forum di discussione aperto a tutti i dipendenti (smartworkers e non) e una chat rivolta esclusivamente a capo/collaboratore. Il Forum ci ha aiutati a diffondere la cultura dello smartworking: in brevissimo tempo si è arricchito con centinaia di interventi, fotografie, commenti. Un dibattito senza filtri, sempre aperto e costruttivo, che ha avuto l’effetto di moltiplicare le richieste di adesione.
Abbiamo optato per un piano di Comunicazione Interna che fosse il meno istituzionale possibile, lasciando che le persone si confrontassero liberamente utilizzando la piattaforma social.  Il pieno successo dell’esperimento condotto con i primi volontari della aree operative ha inoltre agevolato la nascita un processo di smart mentoring: attualmente sono infatti i Pioneers stessi che addestrano e supportano ogni nuovo smartworker.

INCREMENTO DELLA PRODUTTIVITA’ – A distanza di un anno, il 20% della popolazione aziendale effettua un giorno alla settimana in Smart Working, questa percentuale è rappresentativa di tutti i comparti aziendali e destinata ad aumentare costantemente.
Oltre al beneficio delle persone abbiamo anche riscontrato un incremento del 15/20% della produttività ed i risultati delle survey di engagement sui dipendenti  che hanno aderito al progetto sono eccellenti. La nostra soddisfazione più grande sta nell’aver saputo trasformare in opportunità tutte le problematiche legate alla nostra attività operativa e lo abbiamo fatto coinvolgendo da subito i nostri operatori, da sempre abituati a testare le novità tecnologiche e dotati di skill tecnici appropriati e soprattutto di competenze fondamentali quali il problem solving, la flessibilità, l’attitudine al cambiamento, il focus sul cliente.

COLLABORAZIONE E CONDIVISIONE – La coesione e la forte collaborazione tra HR, It e Operativo ha creato quella ‘formula magica’ che ci ha portati dritti alla meta, andando oltre le aspettative già nella fase pilota. La condivisione trasparente dei risultati , la libertà di espressione, l’utilizzo dell’intelligenza collettiva hanno fatto il resto. Ora indietro non si torna: abbiamo già realizzato alcune aree interne di coworking e la nostra azienda sta rapidamente cambiando aspetto, in linea con l’era della digital wave e nel rispetto dei valori e del tempo delle persone che fanno parte della nostra organizzazione.

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